Обеспечение автоматизации в процессе генерации договоров о подряде и NDA с самозанятыми для воронки в amoCRM. Задачи:<ol><li>Создание формы, в которую соискатель внесет данные, необходимые для формирования договора.</li><li>Обеспечить автоматическую генерацию договора.</li><li>Обеспечить автоматическую отправку сгенерированных договоров клиенту на почту и в мессенджер.</li></ol> Каким был процесс до решения поставленных выше задач:<ol><li>Менеджер вручную редактировал шаблон, хранящийся в Google Disc, используя данные, предоставленные контрагентом\новым сотрудником. </li><li>Далее редактировалась Google Таблица, по почте клиенту вручную отправлялся договор (через amoCRM).</li><li>После этого вручную добавлялась новая Сделка, заполнялись необходимые поля.</li><li>Договор прикреплялся к сделке через Примечания.</li><li>Необходимо было вручную создавать папки и заполнять множество полей.</li></ol> Инструменты для решения задачи:<ol><li>Salesbot от amoCRM.</li><li>Виджет "Документы" от "Команды F5" для amoCRM.</li><li>Триггеры amoCRM (генерация анкеты и отправка писем).</li></ol> Решение:<ol><li>Для сущности "Контакт" были добавлены необходимые для формирования договоров поля.</li><li>Эти поля были добавлены в форму-анкету, которая отправляется на заполнение соискателю, после заполнения создается сделка в воронке. В качестве дополнительного варианта, был настроен Salesbot на отправку ссылки на анкету в мессенджер соискателю. Также, после заполнения анкеты сделка переходит на следующий этап в этом случае.</li><li>В виджете "Документы" от "Команды F5" было создано два шаблона: для договора подряда и NDA. В шаблоны установлены значения необходимых полей. В настройках шаблонов выбрано заполнение соответствующих полей ссылками на сгенерированные документы. Так как поле для заполнения можно выбрать либо из сущности сделки, либо из сущности контакта, был настроен Salesbot на копирование значения поля сделки в поле контакта.</li><li>Была настроена автогенерация документов сразу после заполнения формы соискателем и создания сделки. </li><li>Через 3 минуты после перехода на этап генерации документов клиенту отправляются ссылки на сформированные документы по почте и уведомление об этом в мессенджере. Задержка поставлена, чтобы все процессы успели произойти.</li></ol> Настройки формы: Добавлены необходимые поля, которые будут использованы в генерации документов после отправки формы. Указан этап воронки, в котором появится сделка, а также выбран ответственный. Для контрагента форма выглядит так: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/-84cWp8C8qNeEMAoeLnA_w.png"> Форма в режиме редактирования. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/xJ1bqlOWhcH1IVTDqi5W5Q.png"> Настройки формы:<ol><li>Название.</li><li>Тег, который присвоит себе созданная сделка.</li><li>В каком статусе будет создана сделка, т.е. на каком этапе воронки она появится.</li><li>Выбор ответственного за созданную сделку.</li><li>На какой адрес произойдет переадресация, когда контрагент отправит форму.</li></ol> <img src="https://promo.productlab.pro/storage/uw9fOBQPo3ndakSlwARKKQ.png"> Соискателям высылается ссылка на форму, найти ее можно в настройках: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/lN4AqQcgLvH0KE3EmisG1g.png"> Форма добавлена в источники сделок на цифровой воронке: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/4BULbmd_D9OhMYYiit7mvw.png"> После того, как соискатель внесет свои данные в форму и нажмет на кнопку "Отправить", создается сделка с автоматически заполненными полями. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/lIh1jg1IUSbfEe0mZT7h4w.png"> Благодаря настройкам формы-источника, сделка формируется сразу на указанном этапе: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/u5lOwA6ccD2fQym2oMP9vw.png"> После отправки формы также создается карточка контакта с данными соискателя: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/_VBLzROpCGKstw52rRFQjw.png"> Воронка HR. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/wHIkAiQeuuNoGD4qvNdvMA.png"> Так выглядят блоки в настройках цифровой воронки:<ol><li>Уведомление контрагенту о том, что документы будут сформированы в течение 5 минут, сразу после создания сделки.</li><li>Генерация документов.</li><li>Копирование ссылки на документ из поля сделки в поле контакта спустя 1 минуту. </li><li>Отправка письма контрагенту с прикрепленными ссылками на документы в PDF формате.</li><li>Отправка уведомления контрагенту в мессенджер о том, что документы отправлены на почту.</li></ol> <img src="https://promo.productlab.pro/storage/TW8RGNDGPc7UiRFRXdumCg.png"> Настройки Salesbot: Чтобы бот первым написал контакту, создано два триггера для инициации общения: один для Telegram, другой для Whatsapp. После формирования документов бот отправляет уведомление клиенту о том, что документы направлены ему на почту. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/_eFJnhG7DDXpNaUcPPNRcw.jpg"> Инициация общения <img src="https://promo.productlab.pro/storage/kjRONy_5D6QLs6k0IvfQmQ.jpg"> Настройки условий для триггера, по которому Salesbot скопирует ссылку на документ из поля сделки в поле контакта. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/zUGqHOuj1veoS_ZbafB4iw.jpg"> Настройки самого бота для копирования значения поля одной сущности в поле другой. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/wi-gMUPjR0SqlADKv6rygQ.jpg"> Настройки условий для триггера, по которому бот отправляет уведомление о формировании и отправке документов по электронной почте. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/r8rVkVuQ35I1h95ZI11sJg.jpg"> Настройки уведомления о готовности документов. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/rJa0qW6HWx5IRJRkt977dQ.jpg"> Настройки генерации документов: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/b8cZ_xFKcvGPoaZ7LjbWpg.jpg"> С помощью переменной {{doc_export_pdf_link}} вставляем ссылку на готовый PDF файл в нужное поле.<img src="https://promo.productlab.pro/storage/RUzl6lgvgX9A3zfWuMnrhA.jpg"> Шаблон с переменными: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/lExDvanEkc1TWtDRf1qUSQ.jpg"> Последняя страница: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/9HpmfSsJjPn8dx98PZoC9w.jpg"> Пример сгенерированного документа: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/FTpOmUx01t9F5gj2Zdt6LA.jpg"> Последняя страница (пример): <img src="https://promo.productlab.pro/storage/6PrJeqG7nrcypbjiu2EUPw.jpg"> В стандартном интерфейсе отправленные документы выглядят так: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/0z1xeIN6OKHzC4lQZ1tAfw.png"> Переписку можно наблюдать прямо в карточке сделки: <img src="https://promo.productlab.pro/storage/HyDTW-f9yDqEV1eaKbhdtg.png"> После генерации документов их можно открыть из вкладки "Документы" слева, на карточке с полями. <img src="https://promo.productlab.pro/storage/afA0St0XzbeRYhcFmjJo9Q.png"> Итог: Была внедрена автоматизация процесса генерации договоров о подряде и NDA с самозанятым и отправки готовых документов ему на почту. Соискатель через форму самостоятельно заполняет необходимые поля, из которых в amoCRM формируется карточка клиента. После заполнения формы автоматически формируется сделка и стартуют процессы, генерирующие необходимые документы и отправляющие их на почтовый адрес соискателя. Это позволило сократить расход времени на заключение договоров с самозанятыми соискателями.

Кейс - Автоматическая генерация договоров подряда и NDA с самозанятыми из AmoCRM